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机上の片付けで生産性を上げる
「たかが片付けされど片付け」と言われる方も多いが、机の上に書類や物が散乱していたのでは仕事に大きく影響するのは言うまでもない。
とにかく片付いていない机で仕事をしている人は無駄な時間が増えて仕事に集中できない。
偉そうなことを言っている私もサラリーマン時代は何十年もそんな時代を過ごしたが、50代半ばを過ぎようとする頃になってやっと目覚めることができたのだ。
特に業務に追われて忙しい時は、机を片付ける暇もなく書類が溜まり、そうなれば1枚の資料を探し当てるにも多くの時間が掛かって余計忙しくなると言った悪循環に陥った。
しかし私たちの若い頃は、そんな書類が積み上げられた机を見ると「この人は忙しく仕事ができる人なんだ」と勘違いをしていた。
それが50代の半ばごろになって気付き、自分が働く部署の責任者になっていたのも後押しして自ら机の上を片付ける努力をするようになった。
それまでの片付けは精々月に1度か2度で、その代わり片付ける時は徹底して片付けるようにしていたからその度に同僚からは「今日で仕事は終わりですか」とからかわれるので、私も負けずに「長い間お世話になりました」と返していたくらいだ。
机上は何も置かずに帰宅するよう通達
ある日部内に、「今日から仕事を終える時は机の上にパソコン以外は何も置かないように」と通達を出した。
言い出しっぺが辛いのは自分から言い出した以上途中で投げ出すことができないことだ。
なぜそのような通達を出さなければいけなかったかというと、人によっては仕事を終えて帰宅したのかそれともまだ営業中で会社に帰ってきていないのか判断ができないほど机上が散乱した状態が続いたからだ。
中には引き出しが半分開き机上の書類も開かれたままで、まだ記録している途中にある状態のボールペンが芯を出している。
まさか帰宅しているとは到底思えない状況ではあったがその机の主人は帰ったと聞かされ呆気にとられたのだ。
呆気にとられたとは言うものの実は私も若い頃はこれとさほど変わらない状態が長く、仕事をしていても集中力が持続しない原因になっていたので今更偉そうなことを言える立場でもないことは分かっていた。
分かっているからこそ気付いてほしいことがあるのだが、決して机が片付いていないからと言って仕事ができない人たちではない。
返ってそのような人たちの方が真面目でコツコツと仕事に取組み、決して要領よくさぼるような人たちではないのだ。
要領が悪いからこそ机が片付いていないのかも知れないと思えるほどだ。
何も机の中まで整理整頓をしろと言っているのではない。
たかが一平米にも満たない机の上だけ片付けろと言っているのだが、この両手で囲えるほどの机上を見れば、おそらく机の中も車の中も自分の部屋でさえもどのような状況なのか見なくても想像できるのは自分も長い間その状態だったからだ。
片付けないで仕事をするデメリット
私の経験上、片付いていない状況の中で仕事や生活をしていて一番のデメリットとなるのは無駄が多いということだ。
先ず時間の無駄が明らかなのは探し物に費やす時間を置いて他にないが、それは片付けをする時間の比ではないことだ。
どういうことかと言えば、毎日一回以上片付けている人はファイリングされたほんの僅かな量の中から目的の書類を探せば事足りるのに比べ、片付いていない人は積み重ねられた大量の書類の中から目的の書類を探し当てることになるからだ。
どうしてそんなに書類の量に差がでるのかというと「片付けが人生を豊かにする」の記事でも書いた通り、片付けをしている人はその都度過去の仕事に方を付けているので不要な書類は全てシュレッダーに掛けて処分しているからだ。
片付けない人の机に不要になった大量の書類が積み重なっていくことはこれで分かっていただけると思うが、デメリットと言える無駄は時間だけではない。
探し物が見つかればいいが見つからないときは、新たに作るか購入しなければならなくなる。
例えば必要な書類が見つからないとなれば、新たにその書類を作ったり小さな道具が見つからなければ購入することになる。
その書類が期限切れのメールなどに添付されていた書類となれば、頭を下げて再送して頂かなければならないことにもなりかねないのだ。
机上の片付けが生産性に直結する
働き方改革で残業がなくなり、有給休暇を消化しなければならない時代に無駄を省こうと思えば先ずは片付け習慣が効果を上げる。
建設現場の工期のように時間を決められた仕事なら尚更だが、難しいのは残業もサービスしていたような営業職の人が片付けをルーティンワークに入れることは至難の業と言ってもいいくらいだ。
片付けが習慣化されると仕事の効率が格段に上がり、生産性の向上と原価削減による利益率アップに繋がると思われるがリアルに想像できないため実行が鈍るようだ。
その都度過去の仕事に方を付け新しい仕事に取り組むことが集中力に直結し、生産性を上げていくと解釈するのがいいだろう。
実際私もこの片付け行動で過去に決着を付け邪魔をされることがなくなったお蔭で、クリアな頭で創造することができるようになったのだ。
たった一平米にも満たない机上の片付けが、全ての無駄を省いて生産性を上げるルーティン効果だとしたならやらない理由はどこにも見当たらないだろう。